Automatizácia interných procesov

Každá väčšia spoločnosť potrebuje k svojej činnosti funkčnú operatívu, ktorá je zabezpečená internými procesmi. Dobre fungujúca operatíva spoločnosti funguje na základe pravidiel, ktoré môžu alebo nemusia byť formalizované. Na to, aby sa skrátil čas potrebný na vybavenie operatívnych úloh je možné tieto procesy zautomatizovať. Najčastejšie procesy, ktoré naši zákazníci využívajú, charakterizujú nasledujúce aplikácie.

Dochádzka
Dochádzka je najjednoduchšou aplikáciou, ktorá je vypĺňaná elektronicky priamo pracovníkom zo svojej pracovnej stanice alebo automaticky - integráciou s existujúcim dochádzkovým systémom. Pracovník priebežne získava prehľad o odpracovanom čase a na konci mesiaca je tento výkaz k dispozícii pre mzdové, prípadne personálne oddelenie prostredníctvom reportu o docházke pracovníka.

Dovolenky
Plánované dovolenkové obdobie, ktoré pracovník zaznačí v dochádzke, je automaticky zaslané prostredníctvom naštartovania schvaľovacieho procesu jeho nadriadenému, prípadne viacerým na odsúhlasenie. Pracovník je s výsledkom schválenia oboznámený.

Pracovné cesty
Pracovná cesta nesie so sebou okrem samotného pracovného výkonu mimo sídla spoločnosti aj nutné výdaje, ktoré by mali byť pod kontrolou. Sú nimi napríklad cestovné náklady (cestovný lístok, pohonné látky, diaľničné poplatky), diéty a čas strávený na ceste. Žiadosť o schválenie pracovnej cesty je zaradená do schvaľovacieho procesu, ktorý sa ďalej vetví podľa jej charakteru, napríklad domáca alebo zahraničná. Za schválenie je zodpovedný pracovník, ktorý je automaticky vybraný na základe definície procesu pre pracovné cesty a platnej organizačnej štruktúry. Po ukončení schvaľovania je pracovník žiadajúci o schválenie pracovnej cesty informovaný prostredníctvom aplikácie o výsledku. Na základe pokytnutých údajov je vystavený cestovný príkaz a sú informované potrebné oddelenia, ktoré pripravia potrebné finančné a pracovné prostriedky.

Nákupy (rozpočtové a mimorozpočtové čerpanie)
Základným využitím aplikácie je schvaľovanie čerpania rozpočtu konkrétneho útvaru alebo pracovníka. Plánované rozpočtové položky sú evidované priamo v aplikácii a pre takéto čepranie je pripravený samostatný schvaľovací proces, ktorého spracovanie závisí od nastavení jednotlivých parametrov ako sú výška schvaľovaného čerpania, počet schvaľovateľov, frekvencia čerpania atď. Rozpočtovým čerpaním môžu byť aj projektové výdavky. Mimorozpočtové čerpanie je spravidla realizované samostatným procesom, ktorý je komplexnejší a zasahuje viaceré organizačné útvary spoločnosti. Sekundárnym využitím aplikácie je plánovanie rozpočtu, ktorý je zoznamom rôznych typov výdavkov pre konkrétne pobočky, útvary alebo pracovné pozície. Schvaľovanie rozpočtových položiek je taktiež riadené samostatným procesom, aby sa centralizoval zber informácií a získal okamžitý prehľad o plánovaných čerpaniach. Projektové čerpanie je väčšinou schvaľované ad-hoc pred samotným štartom projektu. Položky, ktoré sú súčasťou schvaľovania čerpania (rozpočtového alebo mimorozpočtového) je možné párovať s plánovaným čerpaním. Aplikácia obsahuje okamžité údaje o aktuálnom čerpaní jednotlivých položiek.

Porady
Zápisy z porád je možné jednoduchým spôsobom ukladať do aplikácie priamo vo forme obohateného textu alebo priložením dokumentu. Aplikácia, podľa nastavení a typu zápisu, automaticky zabezpečí distribúciu zápisu z porady a uchová informácie o jej prečítaní pracovníkmi. Pre vypĺňanie jednotlivých typov porád je možné predpripraviť samostatné šablóny. Distribučný zoznam môže byť tvorený pracovníkmi organizačných útvarov, ale aj definovanými skupinami ako sú projektové tímy alebo presne vymenovaným zoznamom pracovníkov. Porady je možné plánovať aj vopred a notifikovať zúčastnených vybranými spôsobmi prostredníctvom aplikácie, e-mailu alebo záznamom do kalendára v ich e-mailovom klientovi.

Úlohy
Druhou najčastejšou skupinou informácií z porád sú úlohy. Aplikácia úlohy je pripojená s konkrétnou poradou. Jednotlivé úlohy je možné vytvárať priamo z porád alebo aj samostatne. K dispozícii je prehľad plnenia úloh, ktorý je viditeľný v samostatnom prehľade podľa pracovníkov, termínov a kategóriou úlohy alebo priamo z konkrétnej porady. Pracovníci zodpovední za plnenie svojich úloh sú notifikovaní prostredníctvom aplikcáie, e-mailu alebo zápisom úlohy priamo do ich e-mailového klienta.

Schvaľovanie interných predpisov
Tvorba a publikovanie dokumentácie nevyhnutnej pre fungovanie organizácie je dôležitým podporným procesom. V databáze riadiacej dokumentácie sú dokumenty zaraďované do logickej, spravidla hierarchickej štruktúry, ktorú si buď používateľ vyberie z predpripravenej šablóny, alebo si ju organizácia zadefinuje v aplikácii sama. Tým vzniká centrálne a prehľadné úložisko dôležitých dokumentov akými sú smernice, predpisy a pracovné postupy. Dokumenty je možné nielen vkladať, prezerať a tlačiť, ale aj kolektívne vytvárať a meniť ich obsah, komentovať, pripomienkovať, schvaľovať ich znenie a tiež definovať a riadiť prístup k nim.

Fakturácia
Aplikácia Fakturácia slúži na podporu spracovania prichádzajúcich faktúr. Proces prebieha v troch fázach: digitalizácia, evidencia a schvaľovací proces. V prípade, že počet prichádzajúcich faktúr za mesiac neprekročí niekoľko stoviek, je riešenie digitalizácie založené na použití jednoduchého skenera s funkciou posielania oskenovaného obsahu po sieti. V prípade veľkého množstva faktúr riešenie spočíva vo vytvorení špecializovaného skenovacieho pracoviska, ktoré umožňuje okrem skenovania aj automatizované rozoznávanie čiarových kódov a textov, čo zjednodušuje proces evidencie a zaradenia oskenovaných faktúr do databázy. V module Evidencia faktúr sú k digitalizovaným faktúram pridané tzv. indexové údaje, podľa ktorých je možné faktúry v systéme identifikovať, vyhľadávať alebo filtrovať. Súčasťou evidenčného modulu sú aj reporty, ktoré umožňujú získať rýchlou a prehľadnou formou informácie o stave spracovania faktúr ako aj dôležité KPI ukazovatele. V module Schvaľovanie sa konfiguruje schvaľovací proces podľa interných pravidiel organizácie. Aplikácia je vďaka svojej otvorenej architektúre pripravená na integráciu s ERP systémami.

Správa registratúry
Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov (dokumentov), prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Predmetom správy registratúry teda je zabezpečovanie manipulácie s registratúrnymi záznamami (dokumentmi), komplexná starostlivosť o ich uloženie a ochranu do uplynutia ich prevádzkovej potreby u ich pôvodcu. Aplikácia Správa registratúry plne rešpektuje zákonné normy a príslušné vyhlášky Ministerstva vnútra SR, ktoré túto oblasť upravujú. Základnými modulmi aplikácie sú Elektronická podateľňa, Registratúrny denník a Správa záznamov. Aplikácia obsahuje aj prednastavené šablóny registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

Elektronická podateľňa
V elektronickej podateľni sa evidujú všetky prijaté a odoslané listové zásielky v organizácii. Listovým zásielkam sú priradené jednoznačné identifikátory a základné údaje ako sú odosielateľ, príjemca a názov dokumentu, ktoré sú využívané pre sledovanie kolobehu papierových dokumentov v organizácii. Prijatá listová zásielka je pracovníkmi podateľne priradená príslušnému útvaru zodpovednému za jeho spracovanie. V rámci aplikácie je možné definovať aj proces, ktorý bude využívaný pri požiadavke na kolobeh špecifických typov dokumentov v organizácii so sledovaním kde sa práve dokument nachádza. Odosielané listové zásielky je možné doručiť do podateľne aj v elektronickej forme v dokumente vytvorenom na základe šablóny, ktoré sú súčasťou aplikácie a obsahujú všetky potrebné náležitosti. Pracovníci podateľne zabezpečia vytlačenie a odoslanie dokumentu. Informácie o spracovaní sú zaznamenané v aplikácii. Týmto spôsobom je zabezpečená aj jednodnosť odosielaných dokumentov z organizácie.

Organizačná štruktúra (OŠ)
Väčšina aplikácii pre automatizáciu procesov vyžaduje k svojej činnosti informácie o hierarchických vzťahoch v spoločnosti. Na ich základe je možné jednoducho určiť napríklad prístupové práva k definovaným typom informácií podľa pracovnej pozície, ich vlastníka, prípadne kompetentného pracovníka zodpovedného za rozhodovanie o ďalšom pokračovaní naštartovaného procesu. Aplikácia sa skladá z niekoľkých základných prvkov, ktoré reprezentujú štruktúru spoločnosti a je možné ich vzájomne kombinovať, sú nimi organizácia, pobočka, útvar, pracovná skupina, funkcia, pracovná pozícia a zamestnanec. Aplikácia poskytuje nástroj na modelovanie plánovaných zmien pre personalistov prostredníctvom rôznych verzií platnej organizačnej štruktúry. V prípade zmeny organizačnej štruktúry je aplikácia zodpovedná za vyriešenie situácií súvisiacich s prechodom kompetencií ako je zmena prístupu k údajom alebo ku bežiacim procesom.