Publikovanie a správa informácií

V spoločnosti vzniká množstvo dokumentácie a informácie, ktorú sú ich cenným majetkom, pretože obsahujú know-how, pracovné materiály, informácie súvisiace so zákazníkmi a iné. Informácie sú väčšinou uložené v podobe dokumentov na lokálnych diskoch pracovných staníc, v e-mailových správach alebo v zdieľaných adresároch sieťových diskov. Takto spravované informácie nie sú dostupné iným pracovníkom, ktoré by mohli byť pre nich užitočné, nie je možné v nich jednoduchým spôsobom vyhľadávať potrebné informácie, je komplikované ich zálohovať kvôli možnej strate alebo pri odchode pracovníka z pracovného miesta. Na správu takýchto informácií sú využívané rôzne informačné systémy v závislosti od ich použitia.

Document management systémy (DMS)
Systémy pre správu dokumentácie sú využívané na správu firemnej dokumentácie, ktorá je uchovávaná na jednotnom mieste vo vopred navrhnutej štruktúre. Tieto systému poskytujú všeobecnú funkcionalitu, akou je napríklad indexovanie potrebné pre plnotextové vyhľadávanie, riadenie prístupových práv k dokumentom, bezpečné ukladanie objemných dát, ktoré môžu byť naviac zabezpečené šifrovaním. Tieto systémy sú zväčša súčasťou aplikácii pre automatizáciu interných procesov organizácie, pričom pracujú na pozadí a poskytujú dodatočné administračné nástroje pre údržbu systému. Niektoré DMS poskytujú aj komfortné používateľské prostredie a základné nástroje pre správu procesov, nad ktorými je možné vybudovať samotné aplikácie.

Content management systémy / Redakčné systémy (CMS)
Publikovanie informácií smerom k cieľovému konzumentovi vyžaduje sústavnú prípravu a kontrolu. Väčšinou sú publikované údaje, ktoré majú informačnú hodnotu a od konečného konzumenta týchto informácií nevyžadujú ďalšiu iterakciu. Redakčné systémy umožňujú pracovníkom zodpovedným za prípravu publikovaných informácií pripravovať obsah bez znalostí informačných technológií a dizajnu. Informácie sú publikované a transformované do výslednej podoby na základe pripraveného dizajnu, ktorý je spoločný pre jednotlivé časti systému, väčšinou sa jedná o webovú prezentáciu. Pracovníci môžu svoju časť informácií pripravovať aj vopred v rôznych verziách s možnosťou náhľadu ako budú publikované vo vybranom čase. Pripravené informácie môže ako dodatočnú kontrolu schvalovať pracovník zodpovedný za revíziu obsahu, ktorý finálne odsúhlasí ich obsah a umožní ich publikovanie napríklad na webovej stránke. Redakčný systém je samozrejme možné využiť aj smerom do vnútra ogranizácie ako interný informačný zdroj. Súčasťou publikovaných informácií môžu byť formátované texty, obrázky, multimediálne súbory, odkazy na iné zdroje v internete atď.

Enterprise content management (ECM)
Systémy pre správu informácií korporátneho obsahu sa vyznačujú robustnosťou a sú určené pre veľké spoločnosti, ktoré majú požiadavky na spracovanie informácií veľkých objemov. Ich súčasťou sú aj dátové sklady pre archiváciu údajov, ktoré nemusia byť neustále prístupné, a ku ktorým je možné pristupovať na požiadanie v dlhších časových intervaloch. Týmto spôsobom sú aj archivované napríklad na páskových zariadeniach alebo pomalších diskových poliach. Väčšinou poskytujú rovnaké funkčné prostriedky ako DMS systémy.

CRM
Riadenie komunikácie je dôležitou súčasťou interných procesov asi v každej organizácii, ktorá má viacerých zákazníkov. Poskytuje informácie o základných údajoch zákazníka, obsahuje kompletnú komunikáciu akou sú telefonické rozhovory, zápisy zo stretnutí, e-mailovú komunikáciu, prijaté objednávky, odoslané ponuky alebo zoznamy dodaných tovarov a služieb. Práca so zákazníkom je tým kvalitnejšia, čím viac informácií z rôznych systémov je k dispozícii. Preto je nevyhnutnou časťou implementácie CRM integrácia s existujúcimi systémami a konsolidácia zákazníckých údajov.