Požiadavky na dostupnosť dokumentov zodpovedajú ich obsahu a veku. Nie je ekonomicky výhodné uchovávať na úložných zariadeniach s rýchlym prístupom elektronické dokumenty, ktoré sú potrebné len občas alebo vôbec. Informácie je potrebné dlhodobo archivovať najmä z legislatívnych dôvodov a pre účely možných reklamácií.
Aplikácia pre archiváciu súborov podporuje archivovanie akýchkoľvek štruktúrovaných a neštruktúrovaných dokumentov, súborov a ich metadát vo veľkých počtoch a objemoch. Rádovo v počte desiatok miliónov dokumentov a v objeme stoviek terabajtov.
Podporované je spracovanie ZIP archívov, ktorých obsah je analyzovaný za účelom sprístupnenia informácií v nich uložených. Prístupové oprávnenia k archivovaným súborom je možné riadiť na úrovni typov súborov.
Metadáta sú využívané pre rýchle a jednoduché vyhľadávanie dokumentov. Obsah archivovaných súborov môže byť indexovaný na základe konfigurácie aplikácie podľa ich typu. Indexované súbory umožňujú plnotextové vyhľadávanie informácií v rámci súborov.
Fulltextové vyhľadávanie umožňuje vyhľadať súbory podľa informácií, ktoré nie sú uložené v ich metadátach, ktoré boli definované pri ich vzniku a nebolo vopred jasné, že majú byť podľa nich vyhľadateľné.
Aplikácia podporuje automatický presun archivovaných súborov medzi rôznymi dátovými úložiskami na základe konfigurovateľného plánu – retenčných pravidiel. Retenčné pravidlá sú definované pre konkrétne typy archivovaných súborov. Novšie súbory je možné archivovať v dátovom úložisku, kde sú dostupné on-line.
Staršie súbory môžu byť archivované na páskovej knižnici, ktorá ich sprístupní na požiadanie v prijateľnom čase. Expirované dokumenty sú automaticky vymazané na základe retenčných pravidiel pre skartáciu.
Súčasťou aplikácie je konektor pre archiváciu dokumentov uložených v informačnom systéme SAP a ich spätné sprístupnenie v SAP. V prípade požiadavky je možné jednoducho rozšíriť aplikáciu o ďalšie konektory a integrácie.
Aplikácia podporuje archiváciu súborov na rôzne dátové úložiská dostupné prostredníctvom sieťových protokolov NFS, SMB, FTP, WebDav a ďalších. Webové používateľské rozhranie poskytuje nástroje pre prácu s archivovanými súbormi a štatistiky o činnosti aplikácie.
