Menu
Prispôsobuje sa individuálnym potrebám spoločnosti. Udržiava konzistentné väzby medzi informáciami. Integruje aplikácie pre digitalizáciu a dlhodobú archiváciu dokumentov.
Nové dokumenty vznikajú automaticky na základe šablón ako súčasť definovaných procesov alebo ich vytvárajú používatelia ad-hoc. Kategorizácia dokumentov definuje aké informácie dokumenty obsahujú, ktorí používatelia majú k nim prístup a aký proces je zodpovedný za ich spracovanie počas životného cyklu. Dokumenty sú zaradené do spoločnej skupiny, ktorá sa týka rovnakej obchodnej alebo organizačnej oblasti. Kategorizácie dokumentov definuje administrátor konfiguráciou atribútov.
Používateľské rozhranie je individuálne prispôsobiteľné podľa potrieb používateľov. WYSIWYG nástroj podporuje rýchle vytváranie formulárov a zoznamov na úrovni konfigurácie s minimálnymi nárokmi na programovanie. Údaje sa zobrazujú používateľom v závislosti od ich potrieb, prístupových oprávnení a procesov. Aktivity vykonávané používateľmi sú prehľadne zaznamenané v aplikácii vo forme auditných záznamov.
Procesy definujú spôsob spracovania dokumentov, zobrazenie aktuálne potrebného používateľského rozhrania a výber aktérov, ktorí majú prístup k údajom. Proces je vytvorený WYSIWYG nástrojom, ktorý umožňuje definovať postup automaticky a manuálne vykonávaných činností vo forme diagramu. Procesný diagram obsahuje aktuálny stav procesu pri jeho vykonávaní, vrátane realizovaných a budúcich činností. Súčasťou spracovania môžu byť aj údaje a funkcie externých aplikácií.
Zabudované integračné rozhranie podporuje aktívne využívanie údajov a funkcií externých aplikácií, tak ako by boli natívnou súčasťou tejto aplikácie. Informácie sú podľa potrieb spájané do jednotných celkov. Integračné rozhranie udržiava konzistenciu údajov a zachováva prístupové oprávnenia externých aplikácií.
Používatelia spracovávajú úlohy na základe postupu definovanom v procesoch. Úlohy sú používateľom priradené na spracovanie a zobrazené v osobnom zozname úloh. Aplikácia podporuje automatické delegovanie úloh v prípade, ak nie je prítomný používateľ, ktorý je zodpovedný za spracovanie úlohy. Delegovanie úloh je jednoducho konfigurovateľné pre jednotlivých používateľov, skupiny a podporuje aj manuálne delegovanie vybraných úloh.
Organizácie pracujú s rôznymi dokumentami, ktorých životný cyklus je potrebné riadiť. Dokumenty vznikajú v externom prostredí mimo organizácie, sú generované rôznymi aplikáciami alebo ich vytvárajú používatelia.
Týkajú sa interných činností spoločnosti, dodávateľov, zákazníkov alebo štátnej správy. Ich bezpečnostná klasifikácia je rôzna, v závislosti od informácií aké obsahujú.
Stav a obsah dokumentov sa mení v závislosti od procesov, ktorými v spoločnosti prechádzajú.
Počas spracovania dokumentu sú potrebné rôzne informácie, ktoré sú uložené v externých aplikáciách alebo sú súčasťou iných dokumentov.