Základná funkcionalita
aplikácie DMS Flow

DMS Flow obsahuje robustné a škálovateľné komponenty, ktoré poskytujú funkcie pre prácu
s dokumentami a procesmi s jednoduchou integráciou na iné aplikácie.

Riadenie podnikových procesov

DMS Flow umožňuje vytvárať a upravovať procesy deklaratívnym spôsobom tak, aby presne zodpovedali potrebám konkrétneho zákazníka.

Centrálne používateľské rozhranie pre správu úloh

Automatické generovanie úloh priradených používateľom na základe definovaných procesov

Zastupovanie podľa plánovanej dostupnosti používateľov, delegovanie úloh a dynamické riadenie prístupových práv k požadovaným dokumentom

  • Dvojstupňové schvaľovanie a pripomienkovanie dokumentov
  • Konfigurovateľné procesy pre automatické spracovanie dokumentov
  • Vyhodnotenie procesných pravidiel na základe matice parametrov
  • Konfigurovateľné API pre integráciu s inými aplikáciami
  • Ľahko prispôsobiteľné používateľské rozhranie s jazykovými lokalizáciami vrátane zoznamov a formulárov
  • Pripojenie k firemným adresárovým službám (LDAP, Active Directory)

Riadenie podnikových procesov

DMS Flow umožňuje vytvárať a upravovať procesy deklaratívnym spôsobom tak, aby presne zodpovedali potrebám konkrétneho zákazníka.

  • Centrálne používateľské rozhranie pre správu úloh
  • Automatické generovanie úloh priradených používateľom na základe definovaných procesov
  • Zastupovanie podľa plánovanej dostupnosti používateľov, delegovanie úloh a dynamické riadenie prístupových práv k požadovaným dokumentom
  • Dvojstupňové schvaľovanie a pripomienkovanie dokumentov
  • Konfigurovateľné procesy pre automatické spracovanie dokumentov
  • Vyhodnotenie procesných pravidiel na základe matice parametrov
  • Konfigurovateľné API pre integráciu s inými aplikáciami
  • Ľahko prispôsobiteľné používateľské rozhranie s jazykovými lokalizáciami vrátane zoznamov a formulárov
  • Pripojenie k firemným adresárovým službám (LDAP, Active Directory)

Systém správy dokumentov

Rozhranie, zobrazujúce dokument v požadovanom kontexte – spolu s jeho prílohami, súvisiacimi dokumentami, históriou verzí aj históriou pripomienkovania, schvaľovania.

Kategorizácia dokumentov podľa typov dokumentov a registratúrnych značiek

Podrobná správa prístupových práv k jednotlivým dokumentom podľa skupín používateľov a používateľov

Vyhľadávanie dokumentov podľa atribútov alebo ľubovoľného textu

  • Pokročilé vytváranie verzií dokumentov na základe dokumentových typov nezávisle od názvov súborov dokumentov
  • Likvidácia dokumentov na základe GDPR a registračných značiek
  • Riadená konverzia dokumentov do formátu PDF
  • Konfigurovateľný registratúrny plán v súlade s legislatívou
  • Zabezpečené úložisko dát pre akýkoľvek objem dokumentov

Systém správy dokumentov

Rozhranie, zobrazujúce dokument v požadovanom kontexte – spolu s jeho prílohami, súvisiacimi dokumentami, históriou verzí aj históriou pripomienkovania, schvaľovania.

  • Kategorizácia dokumentov podľa typov dokumentov a registratúrnych značiek
  • Podrobná správa prístupových práv k jednotlivým dokumentom podľa skupín používateľov a používateľov
  • Vyhľadávanie dokumentov podľa atribútov alebo ľubovoľného textu
  • Pokročilé vytváranie verzií dokumentov na základe dokumentových typov nezávisle od názvov súborov dokumentov
  • Likvidácia dokumentov na základe GDPR a registračných značiek
  • Riadená konverzia dokumentov do formátu PDF
  • Konfigurovateľný registratúrny plán v súlade s legislatívou
  • Zabezpečené úložisko dát pre akýkoľvek objem dokumentov

Realizujte zmeny v krátkom čase

Poskytujte nové produkty a služby rýchlejšie ukladaním a spracovaním dokumentov na jednom mieste. Skráťte čas potrebný pre spracovanie dokumentov podľa vopred definovaných procesov na jednoducho prispôsobiteľnej platforme.

Rozvíjajte podnikanie a expandujte

Podporte jedinečnosť vášho podnikania aplikáciou, ktorá sa prispôsobí vašim potrebám. Automatizujte opakované činnosti integráciou existujúcich aplikácií a digitalizáciou dokumentov na jednoducho prispôsobiteľnej platforme.
Administratívne Procesy
pre aplikáciu DMS FLOW

DMS Flow je jednoducho prispôsobiteľná aplikácia pre automatizáciu životného cyklu dokumentov, ktoré pokrýva celý cyklus od jeho vytvorenia až po skartáciu.

Elektronická registratúra

Zabezpečuje ukladanie dokumentov, riadenie prístupov, procesy archivácie a vyraďovania podľa definovaného registratúrneho poriadku.

Spracovanie e-mailov prijatých a odoslaných z centrálnych poštových schránok spoločnosti

Konfigurovateľný proces spracovania obsahu e-mailových schránok a zaradenie do príslušných agend

Automatizované vytváranie úloh na spracovanie prichádzajúcich e-mailov

  • Záznam prichádzajúcej a odchádzajúcej papierovej pošty vrátane uloženia naskenovaných dokumentov
  • Prispôsobené používateľské rozhranie pre prichádzajúcu, odchádzajúcu elektronickú a papierovú poštu
  • Konverzia e-mailov do formátu PDF so zachovaním obsahu správ

Elektronická registratúra

Zabezpečuje ukladanie dokumentov, riadenie prístupov, procesy archivácie a vyraďovania podľa definovaného registratúrneho poriadku.

  • Spracovanie e-mailov prijatých a odoslaných z centrálnych poštových schránok spoločnosti
  • Konfigurovateľný proces spracovania obsahu e-mailových schránok a zaradenie do príslušných agend
  • Automatizované vytváranie úloh na spracovanie prichádzajúcich e-mailov
  • Záznam prichádzajúcej a odchádzajúcej papierovej pošty vrátane uloženia naskenovaných dokumentov
  • Prispôsobené používateľské rozhranie pre prichádzajúcu, odchádzajúcu elektronickú a papierovú poštu
  • Konverzia e-mailov do formátu PDF so zachovaním obsahu správ

Automatizované spracovanie prijatých faktúr

Automatizuje všetky rutinné operácie pri spracovaní faktúr od prijatia v papierovej alebo elektronickej podobe, cez ich digitalizáciu až po schválenie a finálne spracovanie.

Automatické spracovanie prijatých e-mailov a identifikácia faktúr

Jednoduchá konfigurácia schvaľovacích pravidiel vrátane priradenia schvaľovateľom a automatického schvaľovania

Automatická extrakcia údajov z faktúr

  • Spracovanie faktúr, opravných dokladov a ďalších príloh
  • Zamietnutie chybnej faktúry a vrátenie dodávateľovi
  • Dvojstupňové schválenie prijatých faktúr na základe pravidiel a vygenerovaných používateľských úloh
  • Automatické schvaľovanie faktúr na základe konfigurovateľných pravidiel
  • Prispôsobené používateľské rozhranie pre prácu s prijatými faktúrami a platobnými príkazmi
  • Jednoduchá integrácia s účtovným systémom a bankou
  • Automatická extrakcia položiek faktúry vrátane kontroly kvality vykonávanej ľuďmi, bez nutnosti zásahu používateľa, od 0,30 EUR bez DPH za faktúru

Automatizované spracovanie prijatých faktúr

Automatizuje všetky rutinné operácie pri spracovaní faktúr od prijatia v papierovej alebo elektronickej podobe, cez ich digitalizáciu až po schválenie a finálne spracovanie.

  • Automatické spracovanie prijatých e-mailov a identifikácia faktúr
  • Jednoduchá konfigurácia schvaľovacích pravidiel vrátane priradenia schvaľovateľom a automatického schvaľovania
  • Automatická extrakcia údajov z faktúr
  • Spracovanie faktúr, opravných dokladov a ďalších príloh
  • Zamietnutie chybnej faktúry a vrátenie dodávateľovi
  • Dvojstupňové schválenie prijatých faktúr na základe pravidiel a vygenerovaných používateľských úloh
  • Automatické schvaľovanie faktúr na základe konfigurovateľných pravidiel
  • Prispôsobené používateľské rozhranie pre prácu s prijatými faktúrami a platobnými príkazmi
  • Jednoduchá integrácia s účtovným systémom a bankou
  • Automatická extrakcia položiek faktúry vrátane kontroly kvality vykonávanej ľuďmi, bez nutnosti zásahu používateľa, od 0,30 EUR bez DPH za faktúru

Zmluvná dokumentácia

Prehľadne roztriedi dokumenty, ich detaily a náhľady, dostupne na jedno kliknutie. Unikátnou vlastnosťou je zobrazenie všetkých dokumentov v zložke, vo verziách platných v zvolenom čase.

Prehľadný register obchodných partnerov a dokumentácie partnera

Riadené vytváranie, anotácia a schvaľovanie dokumentov MS Office generovaných zo šablón

Dvojstupňové schvaľovanie dokumentov podľa pravidiel definovaných používateľom

  • Evidencia atribútov zmluvy a zmluvnej dokumentácie
  • Správa MS Office šablón
  • Zobrazenie dokumentov platných vo zvolenom čase
  • Personalizované používateľské rozhranie pre prácu so zmluvnou dokumentáciou, spravované jednotlivými používateľmi
  • Elektronické, viackanálové doručovanie a diaľkové podpisovanie dokumentov prostredníctvom služby DocuSign, od 1,00 EUR bez DPH/ dokument

Zmluvná dokumentácia

Prehľadne roztriedi dokumenty, ich detaily a náhľady, dostupne na jedno kliknutie. Unikátnou vlastnosťou je zobrazenie všetkých dokumentov v zložke, vo verziách platných v zvolenom čase.

  • Prehľadný register obchodných partnerov a dokumentácie partnera
  • Riadené vytváranie, anotácia a schvaľovanie dokumentov MS Office generovaných zo šablón
  • Dvojstupňové schvaľovanie dokumentov podľa pravidiel definovaných používateľom
  • Evidencia atribútov zmluvy a zmluvnej dokumentácie
  • Správa MS Office šablón
  • Zobrazenie dokumentov platných vo zvolenom čase
  • Personalizované používateľské rozhranie pre prácu so zmluvnou dokumentáciou, spravované jednotlivými používateľmi
  • Elektronické, viackanálové doručovanie a diaľkové podpisovanie dokumentov prostredníctvom služby DocuSign, od 1,00 EUR bez DPH/ dokument

ISO dokumentácia,
interné predpisy a nariadenia

Automaticky iniciuje revíziu dokumentov, notifikuje zamestnancov o zmenách a poskytuje evidenciu o oboznámení sa s aktuálnou smernicou, predpisom.

Riadené vytváranie, komentovanie a schvaľovanie MS Office dokumentov generovaných zo šablón

Riadený prístup k schváleným dokumentom podľa hierarchie spoločnosti

Oboznámenie zamestnancov s novo publikovanými dokumentmi

  • Správa väzieb medzi dokumentmi
  • Dvojstupňové schvaľovanie dokumentov podľa pravidiel definovaných užívateľom
  • Záznam oboznámenia sa používateľov s obsahom publikovaných dokumentov
  • Automatizovaný proces sledovania platnosti a obnovy dokumentov
  • Príprava budúcich verzií dokumentov a ich automatické publikovanie
  • Správa MS Office šablón
  • Prispôsobené používateľské rozhranie pre prácu s ISO dokumentáciou

ISO dokumentácia,
interné predpisy a nariadenia

Automaticky iniciuje revíziu dokumentov, notifikuje zamestnancov o zmenách a poskytuje evidenciu o oboznámení sa s aktuálnou smernicou, predpisom.

  • Riadené vytváranie, komentovanie a schvaľovanie MS Office dokumentov generovaných zo šablón
  • Riadený prístup k schváleným dokumentom podľa hierarchie spoločnosti
  • Oboznámenie zamestnancov s novo publikovanými dokumentmi
  • Správa väzieb medzi dokumentmi
  • Dvojstupňové schvaľovanie dokumentov podľa pravidiel definovaných užívateľom
  • Záznam oboznámenia sa používateľov s obsahom publikovaných dokumentov
  • Automatizovaný proces sledovania platnosti a obnovy dokumentov
  • Príprava budúcich verzií dokumentov a ich automatické publikovanie
  • Správa MS Office šablón
  • Prispôsobené používateľské rozhranie pre prácu s ISO dokumentáciou

Kategorizujte vytvárané dokumenty

Vytvorte kategórie dokumentov, ktoré vznikajú na základe šablón ako súčasť procesov alebo sú vytvárané ad-hoc, používateľmi. Určite aké atribúty budú dokumenty obsahovať, ktorí používatelia majú k nim prístup a aký proces je zodpovedný za ich spracovanie počas ich životného cyklu.

Plánujte pracovné činnosti

Definujte pracovné postupy, na základe ktorých sú používateľom vytvorené a priradené úlohy na spracovanie, zobrazené v osobnom zozname úloh. Konfigurujte automatické a manuálne delegovanie úloh v prípade, ak nie sú prítomní používatelia alebo oddelenia zodpovedné za ich spracovanie.

Benefity aplikácie DMS Flow

prečo používať dms flow

Benefity aplikácie
DMS Flow

prečo používať dms flow

DocScan

Skenovanie a indexovanie dokumentov

Nástroj pre digitalizáciu a kategorizáciu dokumentov umožňuje previesť papierové dokumenty na elektronické.
Skenujte a kategorizujte dokumenty priamo do aplikácie DMS Flow.

Konzultácia k produktu

Získajte informácie o možnostiach implementácie aplikácie "DMS Flow" pre vašu spoločnosť.
Stačí vyplniť nezáväzný formulár, budeme Vás kontaktovať.