správa a riadenie firemných dokumentov

Vytvárajte a spravujte dokumenty v aplikácií, ktorá sa jednoducho prispôsobí potrebám vašej spoločnosti.

Základná funkcionalita

aplikácie DMS Flow

DMS Flow je aplikácia postavená na robustných a škálovateľných komponentoch, ktoré poskytujú funkcie pre prácu s dokumentami s možnosťou integrácie na ďalšie informačné systémy. 

Business process management​

DMS Flow umožňuje vytvárať a upravovať procesy deklaratívnym spôsobom tak, aby presne zodpovedali potrebám konkrétneho zákazníka.

  • Dvojstupňové schvaľovanie a pripomienkovanie dokumentov
  • Konfigurovateľné procesy pre automatizované spracovanie dokumentov
  • Vyhodnocovanie pravidiel na základe matice parametrov
  • Konfigurovateľné API pre integráciu s inými aplikáciami
  • Jednoducho prispôsobiteľné používateľské rozhranie s jazykovými lokalizáciami, vrátane zoznamov, formulárov a potrebných integrácií s inými aplikáciami
  • Napojenie na adresárové služby spoločnosti (LDAP, Active Directory)

Document management system

Rozhranie, zobrazujúce dokument v požadovanom kontexte – spolu s jeho prílohami, súvisiacimi dokumentami, históriou verzí aj históriou pripomienkovania, schvaľovania.

  • Rozšírené verzionovanie dokumentov na základe typov dokumentov
  • Vymazanie dokumentov na základe GDPR regulácie a registratúrnych značiek
  • Konverzia dokumentov do PDF 
  • Konfigurovateľný registratúrny plán 
  • Centrálne úložisko pre akýkoľvek objem dokumentov

Spracovanie dokumentov

PODĽA DEFINOVANÝCH PRAVIDIEL A POSTUPOV

Kategorizujte vytvárané dokumenty

Vytvorte kategórie dokumentov, ktoré vznikajú na základe šablón ako súčasť procesov alebo sú vytvárané ad-hoc, používateľmi. Určite aké atribúty budú dokumenty obsahovať, ktorí používatelia majú k nim prístup a aký proces je zodpovedný za ich spracovanie počas ich životného cyklu.

Plánujte pracovné činnosti

Definujte pracovné postupy, na základe ktorých sú používateľom vytvorené a priradené úlohy na spracovanie, zobrazené v osobnom zozname úloh. Konfigurujte automatické a manuálne delegovanie úloh v prípade, ak nie sú prítomní používatelia alebo oddelenia zodpovedné za ich spracovanie.

Rozšíriteľné moduly

pre aplikáciu DMS FLOW

DMS Flow je jednoducho prispôsobiteľná aplikácia pre automatizáciu životného cyklu dokumentov, ktoré pokrýva celý cyklus od jeho vytvorenia až po skartáciu.

Elektronická registratúra

Zabezpečuje ukladanie dokumentov, riadenie prístupov, procesy archivácie a vyraďovania podľa definovaného registratúrneho poriadku.

  • Evidencia prijatej a odoslanej papierovej pošty
  • Konfigurovateľný proces pre spracovanie obsahu prijatej pošty a zaradenie do príslušnej agendy
  • Konverzia správ elektronickej pošty do PDF

Spracovanie prijatých faktúr

Automatizuje všetky rutinné operácie pri spracovaní faktúr od prijatia v papierovej alebo elektronickej podobe, cez ich digitalizáciu až po schválenie a finálne spracovanie.

  • Spracovanie príloh faktúry, opravných dokladov a možnosť vrátanie faktúry dodávateľovi
  • Dvojstupňové schvaľovanie prijatých faktúr na základe pravidiel a generovaných úloh
  • Automatické schvaľovanie faktúr na základe konfigurovateľných pravidiel
  • Automatické vyťaženie údajov a položiek faktúry, vrátane  kontroly kvality, bez potreby zásahu používateľa, od 0,28 EUR bez DPH/faktúra

Zmluvná dokumentácia

Prehľadne roztriedi dokumenty, ich detaily a náhľady, dostupne na jedno kliknutie. Unikátnou vlastnosťou je zobrazenie všetkých dokumentov v zložke, vo verziách platných v zvolenom čase.

  • Evidencia zmlúv a zmluvnej dokumentácie
  • Dvojstupňové schvaľovanie dokumentov podľa definovaných pravidiel
  • Správa MS Office šablón
  • Zobrazenie dokumentov platných vo vybranom čase
  • Elektronické doručenie a vzdialené podpisovanie dokumentov prostredníctvom služby DocuSign, od 1,- EUR bez DPH/dokument

ISO dokumentácia,
interné predpisy a nariadenia

Automaticky iniciuje revíziu dokumentov, notifikuje zamestnancov o zmenách a poskytuje evidenciu o oboznámení sa s aktuálnou smernicou, predpisom.

  • Spravovanie prepojení medzi dokumentami
  • Dvojstupňové schvaľovanie dokumentov podľa definovaných pravidiel
  • Selektívne sprístupnenie schválených dokumentov vybraným zamestnancom spoločnosti v PDF forme
  • Zaznamenanie oboznámenia sa s obsahom dokumentov
  • Proces sledovania platnosti a obnovy dokumentov
  • Príprava budúcich verzií dokumentov a ich automatické publikovanie
  • Správa MS Office šablón

DocScan

Skenovanie a indexovanie dokumentov.

Nástroj pre digitalizáciu a kategorizáciu dokumentov umožňuje previesť papierové dokumenty na elektronické.
Skenujte a kategorizujte dokumenty priamo do aplikácie DMS Flow.

Benefity aplikácie

prečo používať dms flow

Realizujte zmeny v krátkom čase

Poskytujte nové produkty a služby rýchlejšie ukladaním a spracovaním dokumentov na jednom mieste. Skráťte čas potrebný pre spracovanie dokumentov podľa vopred definovaných procesov.

Rozvíjajte podnikanie a expandujte

Podporte jedinečnosť vášho podnikania aplikáciou, ktorá sa prispôsobí vašim individuálnym potrebám. Automatizujte opakované činnosti integráciou existujúcich aplikácií a digitalizáciou dokumentov.

Cenník

aplikácia a moduly

Ceny sú uvedené za mesiac, pri platbe vopred za obdobie 12 mesiacov. Voliteľné položky nie sú súčasťou ceny a sú dostupné na vyžiadanie.
K modulom je potrebné objednať základnú funkcionalitu aplikácie DMS FLOW.

Konzultácia k produktu

Získajte informácie o možnostiach implementácie aplikácie "DMS Flow" pre vašu spoločnosť.

Pred odoslaním formulára si prečítajte zásady ochrany osobných údajov v našej spoločnosti.